V tomto návode si priblížime stavy objednávok, čo jednotlivé stavy znamenajú a ako fungujú automatické procesy pre ukončovanie objednávok v Amabels.
Každá objednávka má svoj aktuálny stav, v ktorom sa nachádza a na základe ktorého viete, čo sa s objednávkou deje / čo sa s objednávkou udialo. Objednávky môžu mať štyri stavy.
Objednávky na potvrdenie:
Objednávky v stave „Na potvrdenie“ vznikajú buď na základe toho, že nastavíte službe manuálne potvrdzovanie objednávok, alebo tento stav priradíte objednávke pri jej tvorbe v Backoffice. POZOR, pokiaľ budete objednávku vytvárať manuálne, vždy jej bude automaticky v poli „Stav“ predvyplnený stav „Potvrdená“ bez ohľadu na to, či je automatické potvrdzovanie objednávok pri službe aktívne alebo nie. Ak budete chcieť objednávku vytvoriť v stave „Na potvrdenie„, budete ho musieť v detaile objednávky pridať manuálne.
Tento stav môžete využiť v situácii, kedy sa po vytvorení objednávky potrebujete napríklad so zákazníkom v súvislosti s objednávkou ešte na niečom dohodnúť. Zároveň je to pre zákazníka upozornenie, že ešte si nemôže byť termínom objednávky istý, keďže sa buď môže zmeniť alebo objednávka zrušiť.
Amabels zákazníkovi objednávku potvrdzovať nebude a ten bude musieť počkať na schválenie – potvrdenie objednávky z vašej strany. Keď objednávku potvrdíte, Amabels pošle zákazníkovi a zamestnancovi obsluhujúcemu objednávku emailové upozornenie o zmene objednávky.
Pri potvrdzovaní objednávky máte tiež možnosť objednávku zamietnuť a to bude znamenať, že objednávku zrušíte. Ako potvrdenie objednávky, tak aj jej zamietnutie sú akcie, ktoré už nie je možné odvolať späť.
Potvrdené objednávky:
Objednávky v stave „Potvrdená“ vznikajú buď na základe toho, že nastavíte službe automatické potvrdzovanie objednávok, alebo tento stav priradíte objednávke pri jej tvorbe v Backoffice. Tento stav môžete využiť v situácii, keď už nepotrebujete nijako s objednávkou manipulovať pred jej realizáciou.
Amabels v tomto prípade potvrdí objednávku zákazníkovi pri objednávaní automaticky.
Ukončené objednávky:
Po vybavení objednávky sa objednávka prepne do stavu „Ukončená„. Tento stav signalizuje, že objednávka bola vybavená alebo vypršal termín, do ktorého mohla byť vybavená.
Objednávka sa do stavu „Ukončená“ dostane buď tým, že ju preberiete (pinom alebo hotovostne) alebo ju Amabels ukončí automaticky.
Potom, čo objednávka prejde do stavu „Ukončená“ už nie je možné túto objednávku editovať s výnimkou poznámky a správy pre zákazníka. To sú jediné polia, ktoré môžete meniť alebo vypĺňať aj po ukončení objednávky.
Zrušené objednávky:
Stav „Zrušená“ je v podstate jediný stav, ktorý môže vyvolať aj zákazník tým, že objednávku zruší. Má takúto možnosť k dispozícii na karte objednávky v osobnej zóne. Zároveň môžete aj vy ako poskytovateľ služieb objednávku zrušiť manuálne.
Po zrušení sa objednávka uzavrie a už s ňou nie je možné vykonávať žiadne akcie, ani ju obnoviť (s výnimkou editácie polí „Poznámka“ a „Správa pre zákazníka“). V prípade potreby je teda nutné vytvoriť novú objednávku a to platí aj pre zákazníka.